Time Motion Study Menjadi Mudah Karena Excel ....

Halo guys....

Pernah dengar Time Motion Study ? (Apaan Tuh ?)

Ya itu dia, kaum buruh pabrik kayak saya ini, biasanya pernah mendengar pekerjaan yang penuh cobaan ini. 

Sedikit meluruskan persepsi, Time Motion Study itu adalah sebuah study/penelitian yang dilakukan untuk melihat keefektifan suatu aktivitas, dengan cara mengambil data detail mengenai apa saja yang dikerjakan, bagaimana cara pengerjaannya, dan itu semua disanding dengan lama waktu pengerjaannya.

1. Ilustrasi Time Motion Study

Sebagai ilustrasi detailnya, saya kasih contoh deh...

Misalnya ada TMS Petani, maka kita kudu mencatat langkah aktivitasnya sbb :

1. Mengangkat cangkul menggunakan tangan kanan (14 detik)

2. Menggerakan kaki kanan ke belakang (2 detik)

3. Mengayunkan ke bawah cangkul menggunakan tangan kanan (10 detik)

4. Sementara menurunkan cangkul, tangan kiri mengelap keringat di dahi (5 detik)

5. dst sampai petani selesai mengerjakan aktivitasnya.

Setiap harinya, kita perlu melakukan data inputing supaya apa yang sudah kita lihat tidak hilang ditelan bumi. Nah ini dia yang buat semakin greget. Sudah capek ngeliatin seharian, masih harus ngetik-ngetik lagi.....

2. Optimalkan TMS dengan Excel

Yuk kita optimalkan pekerjaan TMS ini supaya kita bisa cepet istirahat. Minimal kita optimalkan proses computing datanya...

Bagaimana caranya ?

Sebagai disclaimer, ini cara saya yo. Jadi kalau rekan-rekan punya cara yang lebih enjoy, bisa sharing di kolom komentar ya....

3. Copy dan Paste Timestamp

Dalam melakukan TMS, biasanya menggunakan aplikasi stopwatch bawaan Android. Pakai yang pilihan stopwatch ya.

a. Klik icon "Copy" di sudut kanan atas..

b. Paste ke salah satu rekan kepercayaan via web whatsapp. Begini hasilnya

c. Select timestampnya, lalu copy timestampnya dan paste di excel

4. Konversi Timestamp menjadi Raw Data

a. Klik "Data", lalu "Text to Column"

c. Pilih "Fixed width", lalu klik "Next"

Jika antar kolom dipisahkan dengan tanda baca (seperti koma, titik koma, titik dua), maka pilih "delimited"

d. Pastikan tabel sudah sesuai, lalu klik "Next"

d. Pilih "General", lalu klik "Finish"

Begini Hasilnya :

5. Konversi Timestamp Stopwatch menjadi Durasi Waktu

Formulanya :

Jika ingin mengubah ke detik : =value(cell*86400)

Jika ingin mengubah ke menit : =value(cell*1440)

Selesai deh...

Tinggal ditambahkan keterangan aktivitasnya saja, lalu data siap dianalisa.

Sekian. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Excel4work

Misteri Diagram Power Rangers ( Speedometer Diagram di Excel )

 

Halo semua, jumpa lagi dengan Excel4work

Beberapa lalu di WAG Group OD.ID ... Saya "menemukan" kosakata baru yang muncul ketika menyapa anggota group. Yaa, OD Rangers . Ada Ranger Merah, Ranger Biru, Ranger Pink, lengkap dengan Gordon nya...

Sontak teringet jaman seneng saya di kantor dulu.

Sempet iseng2 ngutak ngatik Diagram Speedometer untuk buat laporan pencapaian kinerja....

Diagramnya warna-warni dan powerful banget....

Diagram Speedometer di Excel ? ya pertama kali ide gila ini kebayang sangat challenge 

karena memang sebenernya diagram ini ga "dikasih" sama mas Excel

Sebelum masuk ke pembahasan, perlu tau dulu ni prinsip dasar dari Diagram Speedometer

Diagram Speedometer dibangun dengan memperhatikan :

1. Background speedometernya

2. Jarum Speedometernya

Kedua poin ini yang perlu kita terjemahkan ke dalam bentuk diagram.

Bagaimana caranya ? Yuk kita simak

Caranya agak challenge, ga secepat power rangers berubah bentuk yaa.....

1. Ilustrasi Diagram Speedometer

Begini bentukan ilustrasinya.

2. Buat Tabel Indikator Warna

Karena saya mau ngebangun speedometer yang terdiri dari 5 warna, maka perlu 4 indikator Batas Atas (B.A)

Biru : >105%

Hijau Tua : 102.5% - 105%

Hijau Muda : 100% - 102.5%

Kuning : 97.5% - 100%

Merah : <97.5%

3. Buat Tabel Background Speedometer

Prosentase 

Key (C23) : Angka Achievement
Start (C26) : =IF(C23>=0.95,0.95,C23-0.01)

Titik Cerah

B.A Max (C31) : =IF(C23<=1.07,1.07,C23+0.01)
B.A Merah : =C27-C26
B.A Kuning : =C28-C27
B.A Hijau Muda : =C29-C28
B. A Hijau Tua : =C30-C29
B. A Max : =C31-C30
End : =SUM(D26:D31)
Total : =SUM(D26:D32)

4. Buat Tabel Jarum Speedometer

Value : =E12-C26 (Prosentase Start - Achievement % Medan Sales)

Pointer : 0.001

End : =D33-(C36+C37) => Titik Cerah Total - (Value+Pointer)

5. Buat Diagram Background Speedometernya

a. Sort Titik Cerah (D26 - D32)

b. Insert > Insert Pie > Pilih Doughout

c. Lalu klik kanan pada diagram, lalu pilih format chart area

d. Ubah warna diagram sesuai dg ilustrasi

Hasilnya seperti ini : 

6. Tambahkan "Diagram Jarum Speedometer"nya, dengan cara :

a. Chart Design > Select Data

b.  Klik Add >> 

Klik pada kotak "select value" >> pilih value (start, pointer, end) pada tabel jarum spedoo >> klik OK

7. Its time for Diagram Power Ranger

a. Ubah Chart Design, dengan cara : Klik pada diagram >> Klik Chart Design >> Change Chart Type

b. Klik Combo >> Ganti Series 1 menjadi Doughout >> Ganti Series2 jadi Pie dan centang Secondary Axis >> Klik OK

b. Hilangkan warna diagram jarumnya kecuali warna chart "Value", dengan cara : Klik kanan pada diagram >> Format Plot Area 

Note : Jika kesusahan mengubah warna untuk jarumnya, ganti dulu value di tabel pointer.

c. Putar diagram "Background Speedometer", dengan cara ganti series menjadi series 1 >> Pilih gambar chart >> ganti Angle of slice menjadi 270 derajat..

Selesai. 

Memang agak ribet, tapi kalau kita bisa provide ini sebagai bentuk monitoring kinerja, tidak sia-sia kita buat ini.

Semoga bermanfaat. Dan selamat mencoba

Terima kasih

Excel4work

VLOOKUP dengan 2 Kriteria , Emang bisa?

Halo semua.... 

Masih berurusan dengan manggil-manggilin data nih...#asiik

Kali ini kebutuhannya adalah manggil data dengan 2 kriteria. 

Kayak gimana tuh maksudnya?

Biar lebih jelas, saya coba ilustrasikan...

Jadi saya mempunyai raw data berupa output produksi sepatu per tanggal dan per karyawan.

Dan diminta untuk menjabarkan data tabel yang menunjukkan karyawan tersebut memproduksi apa di setiap tanggal.

Berikut raw data (sebelah kiri) dan tabel output yang diminta (sebelah kanan)

Kalau dari ilustrasi ini (dengan karyawan yang tidak begitu banyak), ya gampangannya tinggal sort, select, copy, dan paste saja tho.....

Bayangin kalau karyawannya banyak dan diminta untuk setiap tanggal di setiap bulan....Liyer euy...

Singkat cerita...saya siatin deh pake VLOOKUP "2 Kriteria"

Lha kok? Emang bisa rumus VLOOKUP pake lookup value dari 2 cell gitu ?

Seperti yang diketahui, sampai saat ini VLOOKUP tidak sama halnya dengan SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF (yang notabenenya bisa menggunakan 2 kriteria atau lebih)..

Trus bagaimana caranya ? 

Yuk dicoba cara saya nyiasatin rumus VLOOKUP supaya bisa menggunakna 2 kriteria...

1. Bikin "trigger" baru dengan menggabungkan 2 kriteria ini..

Prinsip dasar ketika bermain rumus VLOOKUP, ada 2 yaitu :

1. Trigger yang diinginkan

2. Trigger yang unik

Dalam ilustrasi ini, 2 kriteria yang dimaksud adalah NIK Karyawan dan Tanggal Produksi. langkahnya sebagai berikut :

1a. Insert New Coloumn, klik column D (dibagian atas), lalu klik kanan, lalu pilih insert

Perlu diingat, insert kolom barunya harus di sebelah kiri data yang mau dipanggil.

Dalam hal ini, karena data yang mau dipanggil ada di kolom E, maka insert new kolomnya bisa di kolom A,B,C, atau D.

1b. Tulis judulnya/headernya "Concat NIK+Tanggal Pembuatan", lalu buat rumus penggabungan datanya (bisa pake concatenate atau "&")

Dalam ilustrasi ini, rumusnya adalah

= A2&C4

1c. Copy dan Paste (drag) rumus sampai bawah. sehingga hasilnya sebagai berikut

2. Tulis rumus Vlookup nya di table penyajian, sebagai berikut :

=VLOOKUP($J4&L$3,$D:$E,2,0)

Lookupvalue = $J4&L$3    ; dapat disesuaikan simbol "$" nya supaya ga "lari" rumusnya, 

Tablearray = $D:$E     

Col_index_number = 2    : index number dapat disesuaikan sesuai dengan 

[range_lookup] = 0    ; bisa disesuaikan mau pake true atau false juga...

Perlu diingat, untuk lookupvalue, urutan concatnya jg harus sama dengan triggernya ya...

Contoh kalau triggernya, di concat NIK+Tanggal Pembuatannya, maka lookupvaluenya juga NIK + tanggal pembuatan, bukan Tanggal Pembuatan+NIK.

3. Copy dan Paster rumus ke kanan dan ke bawah sesuai kebutuhan.

4. Selesai deh.....

Gimana? Lebih cepet kan, kurang lebih 5 menit selesai untuk berapun raw datanya.

Saya baru coba nyiasatin vlookup untuk 2 kriteria saja...

Rekan2 boleh mencoba sendiri nyiasatin VLOOKUP untuk lebih dari 2 kriteria. 

Nanti info ya hasilnya dengan cara tulis di kolom komentar.

Jika ada yang mau bertanya atau butuh topik lainnya, silakan tulis di kolom komentar juga ya...

Semoga Bermanfaat. Terima kasih

Excel4Work

"Memanggil" Data (Lookup) dengan kriteria text contains tertentu ? XLOOKUP solusinya.....

 

Halo semua.....

Catatan kali berdasarkan pengalaman saya baru2 ini. Jadi tho, saya sedang mengerjakan data dan membutuhkan aktivitas di excel untuk memanggil data (lookup) dengan kritera text contain tertentu.

Vlookup ? Untuk kebutuhan ini, Vlookup tidak sanggup karena Vlookup tidak bisa dikombinasikan dengan formula text contain.

Lalu manual dong ? ya kali.... Kalau datanya sedikit sih ga terasa....Tapi kalau datanya sampai 1000, mau pulang jam berapa ini

Coba deh pakai XLOOKUP .....

Bagaimana caranya ? Yuk disimak.

1. Ilustrasi Kebutuhan

Jadi contoh ada perusahaan penghasil nasi goreng membutuhkan data daerah pemasok bahan baku pembuatan nasi goreng, sehingga dapat dihitung biaya pengiriman bahan baku.

2. Dasar XLOOKUP

=XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, [if_not_found], [match mode], [search model])

Nah lho, pakemnya beda dengan VLOOKUP dan HLOOKUP.

3. Buat rumusnya.

lookup_value =    "*"&G3&"*"   , G3 bisa diganti dengan trigger cell untuk pemanggilan data

lookup_value = $C$3:$C$6 , range disesuaikan dengan lookup value range.

lookup_array = $B$3:$B$6 , range disesuaikan dengan range yang hendak kita panggil datanya (dalam hal ini daerah pemasok)

If_Not_Found = "Dimana?", bisa diganti kata2nya tergantung kebutuhan

Match_Mode = 2 , wildcard character match

Untuk contoh permasalahan di atas, maka rumus lengkapnya seperti ini :

=XLOOKUP("*"&G3&"*",$C$3:$C$6,$B$3:$B$6,"Dimana?",2)

4. Drag Down / Copas sesuai kebutuhan 

5. Simpan dan Selesai

Cukup 5 langkah dan hanya membutuhkan waktu kurang lebih 2 menit untuk nulis rumusnya dan copy paste rumus.

Jika ada hendak ditanyakan, silakan tulis di kolom komentar

Semoga bermanfaat. Terima kasih

Excel4work

Menggabungkan 2 Sheet (atau Lebih) menjadi 1 Sheet, dengan Power Query di Excel

 Selamat Pagi / Siang / Malem Para Budiman

Bertemu kembali (lewat tulisan) dengan Excel4Work....

Kali ini kita akan membahas soal Power Query. Sebuah fitur canggih keluaran terbaru dari Microsoft Excel yang mempermudah pekerjaan pengolahan data. Power query sudah built up untuk Excel 2016 ke atas.

Untuk rekan-rekan yang mempunyai Excel 2013, bisa download fitur di link berikut ;

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379

Power Query ini canggih guys. Dia bisa menggabungkan data, melakukan cleansing data dengan cepat, hingga mengolah data tanpa formula.

Nah untuk kali ini kita akan membahas bagaimana menggabungkan data dari 2 worksheet dalam 1 file menjadi 1 worksheet

1. Pastikan headernya urutannya sama.

   Contonya seperti ini ya....

Note : Supaya header tidak berulang karena menggabungkan data. Pakai header dari 1 sheet, untuk sheet lain headernya dihapus.

2. Pilih data, lalu pilih Get Data

Note : Terkadang di versi lain, penempatan Get Data tidak seperti contoh. Jadi cari sendiri yo di Ribbon "Data"

3. Pilih "Form File", Lalu pilih "From Workbook"

4. Pilih File yang hendak digabungkan, Lalu klik "Import"

5. Pilih File yang hendak digabungkan (dengan mencetang), lalu klik "Transform Data"

Begini hasilnya jika sudah Transform Data.

6. Klik kanan di header yang ada tulisan "table" nya, Pilih "Expand" dan uncentang "Use Original column name as profile", lalu klik "OK"

7. Sekarang saatnya membuat header. Caranya klik kanan di pojok kiri atas, lalu pilih "Use First Row as Headers"

8. Hapus kolom yang tidak digunakan, dengan cara select kolom yang tidak terpakai, lalu klik kanan, lalu pilih "Remove Column"

9. Jika sudah selesai, klik "Close & Load"

Note : jika mau meng-"Undo", silakan cari "Applied Steps", lalu klik tanda silang yang hendak di-"Undo". Tidak bisa Redo lagi ya.

10. Selesai. Begini penampakannya. Jangan lupa disimpan ya.

Gampang, hanya 10 langkah saja. Tidak perlu menggukan add-on kutools lagi. 

Dan sangat mempersingkat waktu kerjanya.

Jika ada pertanyaan atau memerlukan topik lain yang belum tersedia, silakan tulis di kolom komentar. Terima kasih.

Semoga bermanfaat.

Excel4work

Pengkondisian tanpa IF, MATCH, atau VBA

Kebayang ngga sih berapa lama waktu yang dibutuhkan kalau kita harus mengubah data pencapaian ke dalam grup2 tersendiri. Apalagi kalau jumlah datanya banyak dan pengelompokannya melebihi batas dan menggunakan range.

Sebagai ilustrasi kalau kita ingin mengelompokan 20000 nama karyawan ke dalam 9 kelompok.

Apabila kita menggunakan Fungsi IF, pasti tidak bisa.

Apabila kita menggunakan Fungsi MATCH / INDEX, pasti kepala pusing (dan membutuhkan waktu untuk mengetik rumusnya)

Apalagi kalau kita mengerjakan secara manual, pasti kita keliatan kagak Smart


Lalu bagaimana caranya supaya bisa ngerumusinnya dong ? Ada ngga sih rumus excel yang gampang ?

Excel4work memperkenalkan Smart Formula untuk menyelesaikannya. Excel Lookup

Mari ikuti langkah berikut:

1. Tentukan dulu Range dan Bottom Line di setiap kelompoknya (berikut ilustrasinya)



2. Buat rumusnya menggunakan LOOKUP
Note apabila range dalam persen, maka angkanya diganti dengan desimal.
Contoh. 11% menjadi 0.11

Skema :
=LOOKUP (lookup_value, {look_vector}, {result vector})

Berikut Ilustrasinya:

Berikut formulanya.

=LOOKUP(C3,{0,0.11,0.21,0.31,0.41,0.51,0.61,0.71,0.81},{"A","B","C","D","E","F","G","H","I"})

Note :
- C3 adalah cell yang di-lookup (bisa sesuaikan)
- Lookup vector adalah bottom line dari setiap rangenya.
- Result vector adalah hasil yang diinginkan (jangan lupa pake tanda petik2 " ya)

3. Selesai dah

Gampang kan.

Tinggal Copy dan Paste formula/rumus ke semua data.
Waktu tersisanya bisa buat ngopi2 cantik atau ngerjain pekerjaan lainnya.

Kalau tulisan bermanfaat, bagikan ke yang lain.

Jika ada pertanyaan, silakan tulis di kolom komentar.


Semoga bermanfaat. Terima kasih

Smart Excel !! Smart Work !!