10 Langkah Membuat WaterFall Diagram

Baru-baru ini saya mengumumkan untuk pembuatan tools monitoring untuk KPI. Banyak sekali respon yang masuk ke email saya. Salah satunya dari seorang direktur pemasaran. Beliau meminta saya untuk membuatkan diagram yang memudahkan dalam mengontrol angka pergerakan penjualan tim nya. Tulisan ini sangat terinspirasi dari situ. Oleh karena itu, saya membagikannya dalam blog ini.

Untuk memonitoring pergerakan angka, baik net sales, saldo keuangan, COGS, ataupun gross profit, kita bisa menggunakan Waterfall Diagram.  Cara membuatnya mudah.

1. Tentukan angka pencapaiannya (bisa dalam satuan bulan, quarterly, ataupun yearly). Yang penting ada angka "Starter" dan angka pencapaiannya. Dalam "percobaan" kali ini, kita menggunakan angka ilustrasi sebagai berikut :

  



2. Lalu buat sales flownya.
    a. Buat Rumus di cell D4 :  =C4
    b. Buat Rumus di cell D5 :  =C5-C4
    c.  Copy cell D5 dan paste di cell D6 - D8.

3. Lalu buat angka "NAIK"
    a. Buat Rumus di cell E4 :  =IF(D4>0,D4,0)
    b. Copy cell E4 dan paste di cell E5 - E8.

4. Lalu buat angka "TURUN"
    a. Buat Rumus di cell F4 :  =IF(D4<=0,D4,0)
    b. Copy cell F4 dan paste di cell F5 - F8.

 

5. Lalu buat angka "DASAR"
    a. Kosongkan kolom G4
    b. Buat Rumus di cell G5 :  =G4+E4-F5
    c. Copy cell G5 dan paste di cell G6 - G8.
    d. Cut Kolom G ("Dasar") dan insert cut cells di kolom E.

 

6. Sort range data B3:B8 dan E4:G8, sehingga muncul gambar sebagai berikut :

7. Pilih "Insert, Lalu "Column", dan Pilih "Stacked Column".

 

8.  Klik kanan pada diagram berwarna biru "Dasar", Lalu pilih "Format Data Series".  

9. Kemudian pilih "Fill", lalu pilih "No FIll".

10. Diagram Waterfall sudah selesai. Tinggal percantik kembali diagramnya. Misalnya dengan menambahkan judul, data label, atau mengubah warna barnya.

 

Sekian dari saya. Semoga bermanfaat.

Smart Excel !! Smart Work !!

Gratis !!! Pembuatan Tools Monitoring KPI dengan Excell [Terbatas]

Dari tanggal 11 April - 11 Mei 2016, kami memberi kesempatan untuk rekan2 skalian untuk mendapatkan tools sederhana untuk monitoring kpi. Karena toolsnya bersifat customize. Silakan kirim data2 yang dibutuhkan ke excel4work@gmail.com. Kami akan kontak by Whasapp juga untuk detail tools yang dibutuhkan.
Tools akan dikirim setelah 11 Mei 2016. Kami hanya bisa mengerjakan 20 tools saja.

Terima kasih.

Smart work !!! Smart excel !!!

RISK MANAGEMENT dengan fungsi INDEX

Apapun jenis usahanya, setiap kegiatan perusahaan pasti menghadapi risiko. Resiko dikaitkan dengan kemungkinan kejadian atau keadaan yang dapat mengancam pencapaian sasaran perusahaan baik sasaran strategis, operasional, financial, pembentukan citra organisasi, atau pun segala hal yang ingin dicapai organisasi tersebut. Sehingga ketidaktahuan terhadap risiko sangatlah mahal harganya.

Manajemen risiko merupakan upaya ter-koordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan kegiatan - kegiatan organisasi terkait dengan risiko. Dalam manajemen resiko tercakup bagaimana untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara keberhasilan yang akan dicapai dengan kerugian se-minimal mungkin. 

Manajemen resiko tidak lepas dari pemetaan jenis resiko. Pemetaan menjadi proses yang penting, sekaligus memakan waktu cukup lama. 

Dengan fungsi INDEX, proses pemetaan jadi lebih mudah. Bagaimana caranya ?

1. Buat dulu 3 matriks pada sheet 1, yaitu matriks utama, matriks column, dan matriks row.

2. Buat tabel Risk Identification pada sheet 2.

Kolom yang wajib ada adalah : (1) kolom Likehood (atau matriks column), (2) kolom Impact (atau matriks row), (3) kolom Likehood code, (4) kolom Impact code, (5) Result (atau hasil identifikasi)

3. Tulis rumus VLOOKUP di Likehood Code, 

   = VLOOKUP (D4,Sheet1!$H$3:$I$6,2,0)

4. Tulis rumus VLOOKUP di Impact Code,

  = VLOOKUP (E4,Sheet1!$K$3:$L$6,2,0)

5. Tulis rumus INDEX  di Overall Residual Risk.

    =INDEX(Sheet1!$B$2:$F$6,F4,G4)

6. Selesai.

Susah ? Gagal Paham ? Sedikit penjelasan, fungsi INDEX hampir sama dengan fungsi VLOOKUP, yaitu

mencari data sesuaidengan kondisi tertentu. Fungsi INDEX dapat mencari data yang berbentuk seperti matriks di atas (matriks utama). Untuk "mengotomatiskan"-nya, maka kita kombinasi dengan rumus VLOOKUP.

Jadi apabila, nama resikonya kita ketika "Jatuh dari Ketinggian", likehood-nya kita tulis "Extremely Remote", dan Impact dari resiko tersebut adalah "Catastrope", maka akan langsung muncul di overall residual risknya adalah "Extreme....

Semoga mencerahkan...

Smart Excel !!! Smart Work !!!

Julius DR

Balance Scorecard dengan HLOOKUP

Yaa...Awal Tahun mulai lagi dari nol. Ada target baru. Tambah lagi deh yang harus dikontrol. Monitoring bisa jadi kata mutlak yang harus dipunyai karyawan di level managerial. Entah apa sebutan kompetensinya, perilaku monitoring merupakan nilai plus yang tidak semua karyawan punya.

Gampang gampang susah untuk monitoring apa yang sudah direncanakan, apalagi kalau tidak punya toolsnya. Balance Scorecard bisa jadi memudahkan. Tetapi bukan BSC yang dibahas di sini, tetapi implementasinya di sebuah lembar kerja excel. Pembahasan BSC bisa search di-google atau di buku empunya (Alignment-Kaplan).

Implementasinya di excel gampang saja, Rumus yang digunakan cuma 1, yaitu : HLOOKUP.

Pertama. Silakan buat tabel yang diperlukan. Tabel harus ada nama header nya dan datanya harus ke kanan.

Contoh :

Tabel target YTD per Bulan selama 1 tahun.

Kedua, sekarang buat tabel monitoring berdasarkan 4 BSC terkait (Finance, Customer, dll)

Contoh :

Ketiga, buat row index numbernya, dimana no.1 adalah nomer dimana lookup valuenya ditempatkan..

Keempat, Tulis Rumus :

=HLOOKUP(E2,I2:T6,B3,0)

E2 = lookup value nya
I2 : T6 = value array nya (dimulai dari range baris paling atas dari lookup value)
B3 = row index number (pilih index number sesuai dengan row yang dimaksud)

Kelima. Selesai dan target bulanan ada akan termonitor.
(tambahkan kolom F dengan kondisi aktual / pencapaian di bulan terkait dan kolom G dengan presentase pencapaian dibandingkan dengan targetnya).

Semoga bermanfaat. Terima kasih,

Smart Work !!! Smart Excel !!!