Balance Scorecard dengan HLOOKUP

Yaa...Awal Tahun mulai lagi dari nol. Ada target baru. Tambah lagi deh yang harus dikontrol. Monitoring bisa jadi kata mutlak yang harus dipunyai karyawan di level managerial. Entah apa sebutan kompetensinya, perilaku monitoring merupakan nilai plus yang tidak semua karyawan punya.

Gampang gampang susah untuk monitoring apa yang sudah direncanakan, apalagi kalau tidak punya toolsnya. Balance Scorecard bisa jadi memudahkan. Tetapi bukan BSC yang dibahas di sini, tetapi implementasinya di sebuah lembar kerja excel. Pembahasan BSC bisa search di-google atau di buku empunya (Alignment-Kaplan).

Implementasinya di excel gampang saja, Rumus yang digunakan cuma 1, yaitu : HLOOKUP.

Pertama. Silakan buat tabel yang diperlukan. Tabel harus ada nama header nya dan datanya harus ke kanan.

Contoh :

Tabel target YTD per Bulan selama 1 tahun.

Kedua, sekarang buat tabel monitoring berdasarkan 4 BSC terkait (Finance, Customer, dll)

Contoh :

Ketiga, buat row index numbernya, dimana no.1 adalah nomer dimana lookup valuenya ditempatkan..

Keempat, Tulis Rumus :

=HLOOKUP(E2,I2:T6,B3,0)

E2 = lookup value nya
I2 : T6 = value array nya (dimulai dari range baris paling atas dari lookup value)
B3 = row index number (pilih index number sesuai dengan row yang dimaksud)

Kelima. Selesai dan target bulanan ada akan termonitor.
(tambahkan kolom F dengan kondisi aktual / pencapaian di bulan terkait dan kolom G dengan presentase pencapaian dibandingkan dengan targetnya).

Semoga bermanfaat. Terima kasih,

Smart Work !!! Smart Excel !!!

Excel4Work-Membuat Shortcut Excel

Posting kali ini, kita akan membahas shortcut pada excel....

Dalam menganalisa atau mengolah data pada excel, fungsi shortcut sangat meringankan dan mempercepat pekerjaan kita..

Ada beberapa shortcut yang wajib dihafalkan :

1.Ctrl + Z
Berfungsi sebagai undo.
Ketika kita melakukan kesalahan ketik atau formula, fungsi Undo akan menjadi penyelamat kita untuk kembali ke posisi sebelumnya.

2.Ctrl + C, Ctrl + V
Berfungsi sebagai copy dan paste.
Kedua fungsi ini merupakan sepasang kombinasi. Copy untuk menyimpan data ke dalam memory sementara, pindahkan cursor ke cell yang lain dan lakukan Paste untuk menyalinnya.

3. Ctrl + S
Berfungsi sebagai save.
Ketika kita melakukan ingin menyimpan data.

Lalu bagaimana kalau ingin menampilkan Name Manager ?
Ada atau tidak shortcut Freezes Pane?

Untuk Excel4Work, jawabannya adalah "Itu bisa diatur"....

Caranya gampang :

1. Buka excel,
2. Lalu Pilih File,
3. Pilih Options (untuk excel 2010,2013) atau Excel Options (untuk excel 2007)

4. Pilih Quick Access Toolbar

5. Lalu atur commands mana yang dibuatkan shortcut.

6. Kalau sudah selesai, tekan OK

Cara kerja shortcut nya adalah :

ALT + angka (1, 2, 3, dst)


Sangat mudah dan smoga bermanfaat.

Smart Excel !!! Smart Work !!!

Excel4Work-Membuat Nomer Urut Otomatis

Seringkali waktu kita terbuang hanya untuk membuat nomer urut di dokumen excel kita...

Nomer urut terkesan sepele, namun hal ini menjadi berguna untuk kroscek data dan analisa data....

Cara konvesional yang sudah beredar di berbagai les2 excel adalah dengan :

1. Membuat 2 angka secara berurutan, dimana angka yang lebih kecil di sebelah atas,
2. Lalu select kedua angka tsb, dan drag ke bawah sesuai kebutuhan.

Cara lain yang bias dipakai untuk membuat nomer urut adalah :

1. Tulis Rumus : =IF(C3<>"",COUNTA($C$3:C3)&"","")   pada cell B3,

dimana "C3" dapat diganti dengan cell lain yang merupakan cell pertama.

Dalam contoh ini, cell pertamanya adalah C3.

2. Lalu copy cell ke cell di bawahnya sesuai kebutuhan.

3. Selesai.

Note : Nomer urut akan muncul secara otomatis, apabila Cell C3 diisi.

Mudah kan?

Smart Work !!! Smart Excel !!!

Semoga bermanfaat.

Salam

Excel4Work-Fungsi SUM All Sheet

Haloo semuaa….

Jumpa lagi bersama Excel4Work..:D 

Mumpung lagi piket malam bersama si kecil, akhirnya jadi deh 1 tulisan …

Kali ini Excel4Work akan membagikan sedikit sharing tentang betapa cepatnya tugas kita selesai ketika kita menggunakan Excel….

Jadi ceritanya waktu itu Excel4Work dapat tugas untuk membuat laporan manpower planning.  Apa itu Manpower planning ? Manpower planning itu semacam perencanaan untuk menentukan kebutuhan SDM.

Singkat cerita, ada 16 lembar kerja yang harus dibuat. Target untuk membuat laporan hanya 2 hari. Padahal tahun lalu, pengolahan laporan bisa 1 minggu, dengan 14 lembar kerja.

Trus bagaimana dong?

Smart Work!!! Smart Excel!!!

Kita sebut sebagai kalkulasi SUM All Sheet….

Buat lembar kerja dalam format excel, Tentukan kolom kunci, dan warnai dengan warna yang berbeda. (Contoh berikut kolom kuncinya adalah : H13, H18, dan H23

Beri nama Sheet , untuk membedakan antara lembar kerja 1 dengan lembar kerja lain. (Tips : Nama sheet disarankan menggunakan kode atau singkatan, tanpa tanda baca)

Setelah lembar kerja sudah terisi semua, gabungkan semua lembar kerja dalam 1 worksheet. (Contoh berikut nama sheet-nya adalah : opr,mkt,dan fin). Durasi waktu untuk mengganti nama sheet adalah 1 menit per sheet. Seandainya ada 16 lembar kerja, maka lama waktu pengerjaan 1 menit  X 16 = 16 menit.

Tulis Rumusnya di masing-masing kolom kunci pada sheet "total"

Kolom H13 rumusnya : = SUM (‘opr:fin’!H13)

Artinya, kolom itu akan menjumlah semua kolom H13 yang ada di sheet “opr” hingga sheet “fin”.

Catatan, sheet “opr” merupakan sheet paling kiri, dan sheet “fin” merupakan sheet paling kanan. Sheet “total” jangan dimasukkan di antara kedua sheet tersebut.

Kolom H18 rumusnya : = SUM (‘opr:fin’!H18)

Kolom H23 rumusnya : = SUM (‘opr:fin’!H23)

Selesai. Jangan lupa cek secara manual ya….

Dengan cara ini, proses pengolahan data menjadi cepat sekali. Kurang lebih penulisan rumus untuk 1 kolom kunci maksimal waktu 2 menit. Tinggal dikali saja berapa kolom kunci yang akan ditentukan, tanpa harus mengkhawatirkan jumlah lembar kerja yang banyak....

Sekian dari Excel4Work.

Semoga menginspirasi.

Smart Work!!! Smart Excel!!!

Excel4Work-Dropdown Bertingkat

Yuupss, karena sudah banyak yang request melalui email dan bbm. Mari kita belajar ilmu dasar Excel4Work.....

Tidak susah alias gampang.....

Pelajaran Pertama. Dropdown Bertingkat.

Dropdown, dalam bahasa excel disebut juga List. Bentuknya seperti tanda panah, yang menampilkan daftar kata yang bisa dipilih, dengan meng-'klik' tombol tanda panah di sebelah kanan cell.

Dropdown, dalam bahasa Excel4Work adalah penyeragaman atau penyamaan persepsi antara pembuat Excel4Work dengan pengisi Excel4Work. Tujuannya untuk mengurangi miss komunikasi...

Kali ini, kita akan belajar membuat dropdown bertingkat.

Hasil Akhir :

Caranya :

1. Buat Data Manager untuk Jenis Kelamin, Pekerjaan Laki-Laki, dan Pekerjaan Perempuan.
- Select Data untuk data manager

- Pilih Formulas > Name Manager, sehingga muncul kotak dialog berikut, lalu klik 'New'.

- Ketik Nama sesuai dengan kebutuhan. Tanda baca yang diperbolehkan adalah "_"
  (Pastikan Nama tidak menggunakan spasi atau tanda baca)

- Ulangi membuat Data Manager sesuai dengan kebutuhan. Karena dalam Latihan ini membutuhkan 3 data manager, maka berikut jadinya...

2. Buat Dropdown utama.
- Letakan kursor pada cell terkait. Lalu pilih Data > Data Validation > Settings. Pilih Allow - nya 'List' dan isi source dengan " =Gender"
(kata Gender bisa diganti dengan kata yang sudah kita buat di Data Manager)

3. Buat Dropdown Bertingkat.
- Settingannya adalah ketika kita pilih gender - nya laki-laki, maka pilihan pekerjaannya adalah Teknik, Gudang, atau Satpam. Sementara kalau memilih gender perempuan, maka pilihan pekerjaanya adalah Operator telepon, pengemas, atau sekretaris.
- Pilih Data > Data Validation > Settings. Pilih Allow-nya 'List' dan isi source dengan

=IF(D3="Laki-Laki",Laki_Laki,Perempuan)

dimana, Laki_Laki adalah Data Manager untuk jenis pekerjaan laki-laki. dan Perempuan adalah Data Manager untuk jenis pekerjaan perempuan.

4. Klik OK dan Copy Paste ke cell di bawahnya.

5. Selesai.

Kita bisa membiarkan orang lain mengedit excel kita, tapi mereka tidak bisa sembarangan karena excel sudah di-setting supaya orang lain hanya dapat mengisi excel kita dengan kata-kata yang sudah kita "setting" sebelumnya.

Dropdown Bertingkat, dapat dipakai untuk :
1. Membuat Formulir Pemesanan Barang.
2. Sinkronisasi Data Gudang dan Data Pembelian.
3. Data Stock Opname.

Kata Kunci : Data Manager, Data Validation, List, Setting Source


Semoga bermanfaat.

Excel4Work

Excel4Work-Department Performance Dashboard

Berikut contoh Performance Dashboard yang bisa dibuat dengan Excel4Work.
Sangat elegan untuk presentasi bulanan.

Contoh 1. (Sumber: VDot.com)

Atau yang seperti ini ....juga bisa....

Contoh 2. (Sumber : Web)

Begini juga ok....


Contoh 3. (Sumber: Rpower.com)

Ataupun kalau punya gambar sendiri, silakan saja. Excel4Work selalu ada sebagai Rekan Bisnis Anda.

Semoga bermanfaat.

Salam Excel4Work

Excel4Work-Employee Productivity Dashboard

Saat itu (12 Februari 2014) adalah hari terpusing saya. Pasalnya, sudah tiga hari saya belum selesai mengerjakan tugas. Tugas saya adalah membuat laporan pencapaian produktivitas untuk setiap unit kerja. Cukup tahu saja, di perusahaan saya ada 24 unit kerja. Yang artinya saya harus buat laporannya untuk 24 unit kerja. Dan bejo-nya, saya harus buat setiap bulan.

Berbekal pengetahuan tentang rumus excel, saya membuat sebuah dokumen dengan spesifikasi berikut :
Nama Dokumen : Employee Productivity Dashboard
Basic Requirement : Microsoft Excel 2003
Ukuran Dokumen : 1,2 Mb
Kehebatan :
1. Tampilan seperti Dashboard mobil yang lengkap spedometernya.
2. Mudah dan cepat diupdate.
3. Mudah diperiksa.
4. Mencakup semua unit kerja.

#BosSenang.  Sampai sekarang, saya hanya butuh waktu 3 jam untuk mengupdate. Bos saya hanya butuh 5 menit untuk mengkoreksi data.

Ini dokumen hasil develop saya. Dan ini dokumen yang menginspirasi saya untuk membuat dokumen yang dapat mempercepat kerja dan mendukung kinerja saya.

Mohon maaf dokumen tidak dapat saya tampilkan, sebagai bentuk profesionalitas saya.

Semoga terinspirasi.
Salam Excel4Work.